Mungkin bagi kalian yang belum tau dengar apa itu SOP, kalian udah datang ke artikel yang
tepat. Karena artikel ini akan membahas Definisi tentang SOP itu sendiri, dan
kenapa SOP dianggap penting untuk sebuah organisasi terstruktur atau
perusahaan.
Apa itu SOP? Definisi SOP Menurut Para Ahli
Nah, pertama-tama kita bahas dulu pengertian
dari SOP ini sendiri. SOP merupakan singkatan dari Standard Operational
Procedure, atau bahasa Indonesianya adalah Standar Operasional Prosedur. Disini
pasti kalian udah sedikit mengerti kisi-kisi dari SOP ini sendiri, yang pada
esensinya adalah sebuah prosedur dalam kegiatan operasional.
 |
| ilustrasi SOP |
Nah ada beberapa penjelasan dari para ahli
tentang apa itu sop. Ternyata SOP dilihat dari sudut pandang para ahli yang
berbeda-beda, membuat definisi yang berbeda juga, walaupun pada esensinya adalah
sama:
1. Definisi SOP Menurut Sailendra (2015)
Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional
organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
2. Definisi SOP Menurut Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur (SOP)
adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana
pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di
mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
3. Pengertian SOP Menurut Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun
non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
4. Pengertian SOP Menurut Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan,
waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.
Nah, kalau disimpulkan maka SOP adalah sebuah
pedoman, acuan, referensi dan panduan berupa dokumen tertulis yang digunakan
oleh anggota organisasi atau perusahaan sebagai prosedur saat melaksanakan
pekerjaanya. Dimana prosedur ini penting untuk menjelaskan detail pelaksanaan
pekerjaan untuk setiap departemen dan anggota organisasi.
Kenapa SOP Itu Dianggap Penting Dalam Sebuah Organisasi?
Tidak jarang pada sebuah perusahaan atau
organisasi yang masih baru, terjadi konflik antar departemen karena belum jelas
siapa yang harus mengerjakan apa. Contoh paling sederhana kami coba untuk
gambarkan di bawah:
Studi Kasus Tentang SOP - Posting Sosial Media
di Akun Official Perusahaan X
Ketika perusahaan X ingin meningkatkan pembeli
dari sosial media online, perusahaan X memutuskan untuk melakukan digital
marketing di Instagram. Nah hal ini pastinya meliputi kampanye digital yang
seperti apa yang akan dilakukan, berapa budget untuk advertising dalam sebulan,
apakah akan menggunakan influencer atau tidak, konten ini video atau foto dan
isinya seperti apa.
Tanpa basa basi, manajemen perusahaan X meminta
kepada tim digital marketing, tim branding & tim desain media dalam
perusahaan, untuk bekerja sama dan mendapatkan pembeli baru lewat Instagram.
Tapi ada masalah disini, karena ke-3 tim
tersebut masih bingung, siapa yang menentukan tema kontennya? Siapa yang
membuat kontennya? Siapa yang bertanggung jawab atas akuisisi subscriber atau
followers? Padahal ada tim digital marketing, ada tim branding, & ada tim
desain & media.
Pada akhirnya, terjadi kesalahan eksekusi. Dimana,
tim digital marketing memasang iklan yang tidak sesuai dengan demografi yang
seharusnya. Tim desain & media membuat konten tanpa berdiskusi dengan tim
branding tentang demografi user. Dan tim branding complain karena tidak
terdapat laporan apapun dari kedua tim lain mengenai rencana mereka.
Hal ini umum terjadi, karena tidak adanya SOP
pada proyek tersebut. Ke-3 tim masih belum memahami hirearki tim dan tidak ada
sinkronisasi yang baik dari ketiganya. Inilah kenapa SOP itu penting.
Dimana apabila ada SOP sebelumnya, setiap tim
dapat berfungsi sesuai apa yang tertera pada SOP tersebut. SOP ini kemudian
akan menjadi sebuah kebiasaan luar kepada mengenai tata cara berhubungan &
bekerja sama dengan departemen lain. Tidak akan ada perselisihan atau persinggungan
negatif antar tim, karena SOP sudah mendikte bagaimana masing-masing tim dapat
berkontribusi.
Jadi apakah kalian sudah paham tentang apa itu
SOP & manfaatnya dalam sebuah organisasi atau perusahaan? Jangan sampai
terlambat membuat SOP, karena SOP itu sangat penting dalam mesinkronisasi
kerjasama tim! Salam!